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/ The 640 MEG Shareware Studio 2 / The 640 Meg Shareware Studio CD-ROM Volume II (Data Express)(1993).ISO / business / vicardoc.zip / VICARFC.LST < prev    next >
File List  |  1992-02-29  |  8KB  |  187 lines
  1. @MT6
  2. @HM3
  3. @PN36
  4. @HE                VICAR - Assess Finance Charges
  5. 13.0    GENERAL DESCRIPTION
  6.  
  7.    Used to Calculate, Edit and Asses Finance Charges to customers
  8.    not up to date with payments for purchases.  Default Finance
  9.    Charge Rate and Finance Charge Document Numbers are specified
  10.    and stored in the System Defaults Section of the system.
  11.  
  12.    Upon entering the Assess Finance Charges Module the user is
  13.    presented with the Finance Charge Menu, consisting of the
  14.    following Items:
  15.  
  16.    Assessing Finance Charges is performed by selecting:
  17.                 G. Calculate Finance Chages
  18.    from the Main Program Menu. Once selected, the Following menu
  19.    will be displayed:
  20.  
  21.                 A ssess Fin. Charges
  22.                 E dit List - Print
  23.                 S earch/Del. Charges
  24.                 P ost Charges
  25.  
  26. SELECTION DESCRIPTIONS:
  27.  
  28. 13.1    ASSESS FINANCE CHARGES - Upon selecting this item, the
  29.    user is presented with the Assess Finance Charge Defaults
  30.    entry screen.  The Entry screen consists of the follings entries:
  31.  
  32.         Aging Date -  This is the reference date used to
  33.         calculate how old a transaction is in days.  The default
  34.         date is the last day of the previous month (the month for
  35.         which month end processing is being performed).  e.g. for
  36.         sept. just ended, this date will be 09-30-90, the
  37.         statement date used of course would be 10-01-90.
  38.  
  39.         Starting Customer Number -  Default is: 0.  Allows the
  40.         user to process finance charges for a specific range of
  41.         customer numbers beginning with the first customer at or
  42.         after this number.
  43.  
  44.         Ending Customer Number -  Default is: 65535.  Allows the
  45.         user to process finance charges for a specific range of
  46.         customers in conjunction with the field above.
  47.  
  48.         Days before Finance Charge -  Default is the number of
  49.         days specified in the System Defaults Section.  Any
  50.         transaciton with a date more than this many days before
  51.         the Aging date specified above will be totaled into the
  52.         past due amount used in calculating the finance charge
  53.         amount for the customer being processed.
  54. @PA
  55.    Assess Finance Charges - Continued.
  56.  
  57.         Finance Charge Rate -  Rate in decimal form.  Default is
  58.         the rate specified in the System Defaults Section.  This
  59.         field is here primarily to let the user know what the
  60.         rate is currently set at, and allow it to be temperarily
  61.         changed easily.
  62.  
  63.         Minimum Finance Charge Amount -  Default is the amount
  64.         specified in the System Defaults Section.  This is the
  65.         minimum Finance Charge amount to be charged if the
  66.         customer is past due.
  67.  
  68.         Assess Minimum -  Defined in the System Defaults Section.
  69.         NO - If the Finance Charge calculated is greater than or
  70.         equal to the Amount specified above, then the finance
  71.         charge will be assessed.
  72.  
  73.         YES - If the Finance Charge Calculated is Less than the
  74.         amount specified above then the amount assessed will be
  75.         the amount above, else the finance charge calculated will
  76.         be assessed.
  77.  
  78.         Starting Finance Charge Doc. Number -  Default is the
  79.         document number stored in the System Default Section.
  80.         This field is here for primarily informational reasons.
  81.  
  82.         NOTE - This number is incremented for each finance charge
  83.         assessed.  The next number to be used when calculations
  84.         are completed will be stored in the System Defaults
  85.         Section for use the next time the Calculate Finance
  86.         Charges is run.
  87.  
  88.         Once the Entries on this screen are accepted, the program
  89.         will begin to process the transaction file beginning with
  90.         the first customer specified to the last customer
  91.         specified or the end of the file, whichever comes first.
  92.  
  93.         If the customer is supposed to be assessed Finance
  94.         charges as defined in the customer Master File, then the
  95.         following process will begin, if NOT, the program will
  96.         proceed to the next customer on file.
  97.  
  98.         Each transaction for a customer is checked to see if it
  99.         is older than the number of days specified above.  If it
  100.         is, the transaction amount is added (for credits &
  101.         payments, amount is subtracted) to the total overdue
  102.         amount for the customer being processed.  Upon reaching
  103.         the end of transactions for a customer, the total amount
  104.         overdue is multiplied by the interest rate.
  105. @PA
  106.    Assess Finance Charges - Continued.
  107.  
  108.         The Charge calculated is then checked against the Minimum
  109.         finance charge, and if it meets the criteria specified
  110.         above, the "transaction" is entered into an edit file.
  111.  
  112.         When the calculation process is complete, a message will
  113.         indicate if there were any finance charges created or
  114.         not.
  115.  
  116.         If NO Finance charges were created, there is nothing else
  117.         to be performed in this module.
  118.  
  119.         If Finance charges were created, proceed .....
  120.  
  121.  
  122. 13.2    EDIT LIST - PRINT -  Print the Edit list out to the
  123.    screen or printer to review the finance charges that were
  124.    calculated. Check to see in any customers out-of-the-ordinary
  125.    received a finance charge that maybe they should not have
  126.    received due to a late payment.
  127.  
  128.    NOTE - any payments that are recieved within the number of
  129.    days considered "CURRENT" will NOT be taken into
  130.    considerations when determining the over-due balance.
  131.    Therefore, if there are a $100.00 worth of invoices that are
  132.    over 45 days old for example, and a payment for $100.00 was
  133.    received for these invoices 25 days ago, the finance charge
  134.    would still be calculated on the $100.00 amount that was
  135.    over-due even though they were still paid.
  136.  
  137.         It might be policy to still charge the finance charge
  138.         because they were still left for so long.  Then again if
  139.         you do NOT want the charge, this is where you can
  140.         "Over-ride" the system and Delete the charge before
  141.         posting.
  142.  
  143.         If there are any Changes or Deletions to be made, goto
  144.         the next section: Search/Delete Charges, if NOT, goto the
  145.         section: Post Charges below.
  146.  
  147. @PA
  148. 13.3    SEARCH/DEL. CHARGES -  If any of the charges need to be
  149.    edited or deleted, this is where it must be done.  The entry
  150.    fields for finance charges are as follows:
  151.  
  152.         Trans. Number -  This is the Transaction number assigned
  153.         to this charge by the system.  The starting number for
  154.         each batch is  stored in the System Defaults Section.
  155.  
  156.         Doc. Type -  This the transaction Type designation as use
  157.         in the invoice entry section.  This is NOT an editable field.
  158.  
  159.         Document Date -  Date that calculations were performed.
  160.  
  161.         Customer Number -  This number can be changed to a
  162.         different customer if needed, although not very likely.
  163.  
  164.         Finance Charge -  The Finance charge calculated for the
  165.         amount past due.
  166.  
  167.         Past Due Amount -  The total amount of the transactions
  168.         that were past-due.  This is the amount that the Finance
  169.         Charge rate is multiplied against.
  170.  
  171.         Apply To # -  Here for strictly display purposes unless a
  172.         finance charge is being edited to "Cancel Out" a
  173.         previously assessed Finance Charge transaction.
  174.  
  175.  
  176.    NOTE - When done editing, it is a good idea to re-print the
  177.    edit list out to the screen or printer for review before
  178.    posting.   Once OK, proceed to the next section: Post
  179.    Charges.
  180.  
  181.  
  182. 13.4    POST CHARGES -  Performing this step is the same as
  183.    Posting Invoices and Cash Transcations.  The transactions will
  184.    be placed into the Main Transaction file.  When posting is
  185.    completed, a Posting Journal will be printed which should be
  186.    kept along with all other posting journals.
  187.